Notary Public กับ Apostille ต่างกันอย่างไร ใช้แบบไหนกับเอกสารของคุณ

ควรเลือก ทนายผู้ทำคำรับรอง (Notary Public) เมื่อ

• คุณต้องลงนามในเอกสารต่อหน้าผู้รับรอง เช่น หนังสือมอบอำนาจ คำให้การ
• ธนาคาร มหาวิทยาลัย หรือบริษัทต่างประเทศขอ notarised copy ของหนังสือเดินทางหรือวุฒิการศึกษา
• เอกสารเป็นเอกสารเอกชน ไม่ใช่ทะเบียนราษฎรที่ออกโดยราชการไทย

ควรเลือก Apostille (อนุสัญญากรุงเฮก) เมื่อ

• หน่วยงานปลายทางระบุคำว่า Apostille ในหนังสือแจ้งอย่างชัดเจน
• ปลายทางเป็นประเทศภาคีอนุสัญญากรุงเฮก และกำหนดใช้เอกสารหลัง 28 ก.พ. 2570
• ต้องการลดจำนวนหน่วยงานที่ต้องเดินเรื่องและร่นเวลารวมของกระบวนการ

เอกสารที่ต้องเตรียม

• เอกสารต้นฉบับที่ต้องการรับรอง หรือเอกสารร่างที่ยังไม่ได้ลงนาม
• หนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนตัวจริงของผู้ลงนาม
• หนังสือรับรองบริษัทและบัตรประชาชนกรรมการ กรณีลงนามในนามนิติบุคคล
• คำแปลรับรอง เมื่อปลายทางกำหนดภาษาอื่นนอกจากภาษาไทย
• หนังสือแจ้งข้อกำหนดจากหน่วยงานปลายทาง เพื่อยืนยันว่าต้องการชั้นการรับรองใด

ขั้นตอนการดำเนินการ

• ขอข้อกำหนดของผู้รับเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร และดูว่าใช้คำว่า notarised หรือ apostilled
• ตรวจว่าเอกสารเป็นเอกสารเอกชนหรือเอกสารราชการ เพราะกำหนดจุดเริ่มต้นคนละจุด
• นัดหมายลงนามต่อหน้าทนายผู้ทำคำรับรอง พร้อมบัตรประจำตัวตัวจริง
• จัดทำคำแปลรับรองให้ชื่อสะกดตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร
• ยื่นนิติกรณ์กรมการกงสุล แล้วต่อด้วยสถานทูตปลายทาง หรือขอ Apostille เมื่ออนุสัญญามีผลบังคับใช้
• ตรวจตรา วันที่ และการเรียงหน้าให้ครบก่อนส่งออกนอกประเทศ

ข้อควรระวังที่พบบ่อย

• เข้าใจว่า Notary กับ Apostille ใช้แทนกันได้ แล้วส่งเอกสารที่ขาดชั้นการรับรองไปต่างประเทศ
• เชื่อข้อมูลว่าประเทศไทยออก Apostille ได้แล้วในวันนี้ ทั้งที่ต้องรอถึง 28 กุมภาพันธ์ 2570
• ลงนามในเอกสารมาก่อนแล้วจึงมาหาผู้รับรอง ทำให้ต้องพิมพ์และลงนามใหม่ทั้งชุด
• สะกดชื่อในคำแปลไม่ตรงหนังสือเดินทาง ทำให้ถูกตีกลับทั้งแฟ้ม
• ใช้เอกสารต้นฉบับที่ออกนานเกินอายุที่ปลายทางรับ (หลายแห่งกำหนด 3–6 เดือน)

คำถามที่พบบ่อย

Notary กับ Apostille ต่างกันอย่างไรแบบเข้าใจง่าย

Notary รับรองว่าคนลงนามคือคนคนนั้นจริงหรือสำเนาถูกต้องจริง ส่วน Apostille รับรองว่าผู้ที่ลงนามรับรองนั้นมีอำนาจจริงในสายตาของรัฐ พูดง่าย ๆ คือ Notary รับรองเอกสาร ส่วน Apostille รับรองตัวผู้รับรอง

ตอนนี้ขอ Apostille ในประเทศไทยได้หรือยัง

ยังไม่ได้ ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารอนุสัญญากรุงเฮกเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้กับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ระหว่างนี้ใช้เส้นทางนิติกรณ์กรมการกงสุลและรับรองสถานทูตปลายทาง

เอกสารที่ผ่าน Notary แล้วต้องทำอะไรต่อ

ถ้าใช้ในประเทศไทยมักจบที่ขั้นนั้น แต่ถ้าส่งไปต่างประเทศ ต้องยื่นนิติกรณ์กรมการกงสุลและรับรองสถานทูตปลายทาง และหลัง 28 ก.พ. 2570 จะสามารถใช้ Apostille แทนขั้นตอนสถานทูตได้สำหรับประเทศภาคี

เอกสารราชการไทยต้องผ่าน Notary ก่อนไหม

โดยทั่วไปไม่ต้อง เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการไทย เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส ทะเบียนบ้าน เริ่มที่การแปลรับรองแล้วยื่นนิติกรณ์ได้เลย ส่วน Notary ใช้กับเอกสารเอกชนที่คุณลงนามเอง

ปลายทางบอกว่าต้องการ apostilled document แต่ไทยยังออกไม่ได้ ทำอย่างไร

แจ้งหน่วยงานปลายทางว่าประเทศไทยจะเข้าเป็นภาคีในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 และเสนอเอกสารที่ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลพร้อมรับรองสถานทูต ซึ่งเป็นรูปแบบที่ยอมรับกันอยู่ในปัจจุบัน ทีมงานช่วยร่างหนังสือชี้แจงให้ได้

ทีมของคุณช่วยอะไรได้บ้าง

เราอ่านข้อกำหนดของปลายทางให้ ระบุว่าเอกสารของคุณต้องผ่านกี่ชั้น จัดนัดหมายทนายผู้ทำคำรับรอง ทำคำแปลรับรอง เดินเรื่องกรมการกงสุลและสถานทูต และวางแผนไทม์ไลน์เผื่อกรณีที่กำหนดส่งคาบเกี่ยวกับวันที่อนุสัญญามีผลบังคับใช้

หัวข้อเปรียบเทียบอื่น

• Apostille กับ การรับรองผ่านสถานทูต (Legalization) ต่างกันอย่างไร
• Notary Public กับ นิติกรณ์กรมการกงสุล ต่างกันอย่างไร ควรใช้แบบไหน
• คำแปลสาบานตน (Sworn) กับ คำแปลรับรอง (Certified) ต่างกันอย่างไร
• วีซ่า LTR กับ Thailand Privilege เลือกแบบไหนดี
• ถิ่นที่อยู่ถาวร (PR) กับ การแปลงสัญชาติไทย เลือกเส้นทางไหน
• ฟ้องศาล กับ อนุญาโตตุลาการ ต่างกันอย่างไร ธุรกิจควรเลือกทางไหน
• ใบอนุญาตทำงานปกติ กับ ช่องทาง BOI/Smart Visa ต่างกันอย่างไร
• DTV (Destination Thailand Visa) กับ LTR Visa เลือกแบบไหนดี
• แปล NAATI กับ แปลรับรองเพื่อยื่นนิติกรณ์ ต่างกันอย่างไร
• ตั้งบริษัทจำกัดในไทย กับ สำนักงานผู้แทน เลือกโครงสร้างไหน
• จดทะเบียนสมรสในไทย กับ จดทะเบียนที่ต่างประเทศ แบบไหนเหมาะกับคุณ
• ทำพินัยกรรมไทย กับ ใช้พินัยกรรมต่างประเทศ สำหรับทรัพย์สินในไทย