การแปลเอกสารราชการภาษาโปแลนด์ไม่ใช่แค่การถ่ายทอดข้อความ แต่ต้องคงรูปแบบของเอกสารต้นฉบับ ลำดับฟิลด์ ตราประทับ และโครงสร้างย่อหน้าไว้ให้ครบ เพราะเจ้าหน้าที่ปลายทางมักเปรียบเทียบกับเอกสารต้นฉบับโดยตรง การเปลี่ยนแปลงรูปแบบเพียงเล็กน้อยอาจทำให้เอกสารถูกตีกลับ
การทับศัพท์ชื่อบุคคล สถานที่ และองค์กร เป็นจุดที่นักแปลต้องใช้ความระมัดระวังที่สุด เพราะหน่วยงานต่าง ๆ อาจใช้ระบบทับศัพท์ที่ต่างกัน NYC ใช้หลักการตรวจสอบกับหนังสือเดินทาง บัตรประจำตัว และเอกสารทางการเดิมของลูกค้า เพื่อให้การสะกดในคำแปลตรงกับเอกสารชุดเดิมทุกฉบับ ป้องกันปัญหาเอกสารไม่ตรงกัน
ระบบจำนวน หน่วยวัด ปฏิทิน และตัวเลขในภาษาโปแลนด์อาจแตกต่างจากภาษาไทย เช่น การใช้ปฏิทินจันทรคติ ปฏิทินอิสลาม หรือปฏิทินคริสต์ การแปลต้องระบุระบบที่ใช้และแปลงตัวเลขให้ชัดเจน นอกจากนี้ทศนิยมในบางภาษาใช้จุดและในบางภาษาใช้คอมมา การแปลผิดอาจทำให้ความหมายเปลี่ยนทั้งฉบับ
ระดับภาษา (Register) ในเอกสารราชการสำคัญมาก ภาษาโปแลนด์แบบทางการมีรูปประโยค คำศัพท์ และสรรพนามที่แตกต่างจากภาษาพูดในชีวิตประจำวัน นักแปลของเราเลือกใช้ระดับภาษาที่เหมาะสมกับประเภทเอกสาร ทั้งเอกสารราชการ เอกสารกฎหมาย และเอกสารธุรกิจ