สามชั้นการรับรอง ต่างกันตรงไหน
การรับรองเอกสารเพื่อใช้ต่างประเทศไม่ใช่ทางเลือกแบบ “เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง” แต่เป็นลำดับชั้น แต่ละชั้นรับรองคนละเรื่อง ถ้าเข้าใจว่าแต่ละชั้นรับรองอะไร จะเลือกเส้นทางได้ถูกตั้งแต่วันแรก
ทนายผู้ทำคำรับรอง (Notarial Services Attorney) รับรองว่า “ใครลงนาม ลงนามต่อหน้าจริง หรือสำเนาตรงกับต้นฉบับ” ส่วนกรมการกงสุลรับรองว่า “ลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่/หน่วยงานไทยบนเอกสารนั้นเป็นของจริง” และสถานทูตปลายทางรับรองต่ออีกชั้นว่า “ลายมือชื่อกรมการกงสุลเป็นของจริง”
- เอกสารเอกชน (POA, Affidavit, สัญญา) — เริ่มที่ Notary
- เอกสารราชการไทย (ทะเบียนบ้าน สูติบัตร ทะเบียนสมรส) — เริ่มที่คำแปลรับรอง แล้วเข้ากรมการกงสุล
- เอกสารสำหรับประเทศที่ยังต้องการ legalization เต็มรูปแบบ — ปิดท้ายที่สถานทูต
วิธีเลือกเส้นทางใน 3 คำถาม
คำถามที่หนึ่ง: เอกสารออกโดยหน่วยงานราชการไทยหรือเอกชน คำถามที่สอง: ประเทศปลายทางรับ Apostille แล้วหรือยัง คำถามที่สาม: ผู้รับปลายทาง (ศาล ธนาคาร มหาวิทยาลัย นายจ้าง) ระบุรูปแบบไว้หรือไม่
คำตอบของสามข้อนี้กำหนดเส้นทางเกือบทั้งหมด ในทางปฏิบัติเราจะขอดูหนังสือแจ้งจากปลายทางก่อนเสมอ เพราะข้อกำหนดของผู้รับมีน้ำหนักมากกว่าคำแนะนำทั่วไปบนอินเทอร์เน็ต
ข้อผิดพลาดที่ทำให้ต้องเริ่มใหม่
ที่พบบ่อยที่สุดคือแปลก่อนรับรองต้นฉบับ ทำให้คำแปลอ้างอิงเอกสารที่ยังไม่มีตราครบ และต้องแปลใหม่ทั้งชุด รองลงมาคือชื่อสะกดไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง ซึ่งปลายทางมักตีกลับทันที
อีกกรณีคือเอกสารมีอายุจำกัด บางปลายทางรับเฉพาะเอกสารที่ออกภายในระยะเวลาที่กำหนด การเรียงลำดับผิดทำให้เอกสารหมดอายุก่อนถึงมือผู้รับ
เตรียมตัวก่อนเริ่ม
ก่อนยื่นจริง แนะนำให้เปิดคู่มือรายบริการเพื่อดูรายการเอกสาร ขั้นตอน และข้อควรระวังเฉพาะเรื่อง แล้วค่อยตัดสินใจว่าจะดำเนินการเองหรือให้ทีมงานดูแล